Kinh doanh dịch vụ làm đẹp – chăm sóc tóc, một người quản lý chắc chắn hiểu được rằng yếu tố chuyên môn và quản lý đều có vai trò quan trọng như nhau đối với sự thành công của một cửa hàng. Vì thế, bên cạnh trang bị kỹ năng cá nhân, bạn cần phải chủ động trong việc thiết lập một quy trình quản lý salon tóc chỉnh chu để vận hành hiệu quả. Dưới đây quy trình mẫu mà bạn có thể tham khảo và áp dụng cho spa của mình.
Một quy trình quản lý vận hành cơ bản của một salon bao gồm ba giai đoạn chính: trước, trong và sau khi cung cấp dịch vụ.
Giai đoạn 1: Trước khi cung cấp dịch vụ và phục vụ khách hàng
a. Đặt lịch hẹn:
Hỗ trợ khách hàng đặt lịch hẹn phù hợp với lịch trình cá nhân và giảm thiểu thời gian chờ đợi, các salon tóc bắt đầu cung cấp dịch vụ đặt lịch hẹn trực tuyến thông qua tin nhắn, điện thoại,…Sau khi nhận thông tin về ngày giờ đến salon, dịch vụ trải nghiệm; nhân viên sẽ nhập những dữ liệu này vào phần mềm quản lý và sắp xếp nhân sự phụ trách. Lúc này, booking sẽ được tự động cập nhật lên lịch trình tiếp khách và chia ca làm việc của nhân viên, thậm chí bạn có thể yêu cầu tính năng nhắc nhở để tránh lỡ hẹn với khách hàng.
b. Phân loại khách hàng và tư vấn:
Để có thể chăm sóc khách hàng một cách tốt nhất, salon cần một ứng dụng lưu trữ thông tin và chia khách hàng thành các nhóm khác nhau như: khách hàng V.I.P, khách hàng thông thường và khách hàng mới. Tận dụng nguồn dữ liệu này có sẵn hay khách hàng cung cấp qua điện thoại, bạn có thể chuẩn bị trước những nội dung tư vấn như sau để làm họ hài lòng:
- Những kiểu tóc xu hướng hiện nay.
- Những vấn đề về tóc khách hàng gặp phải và phương án giải quyết.
- Những chương trình khuyến mãi hiện tại.
Thấu hiểu nhu cầu làm đẹp và tư vấn phù hợp chính là một trong những chìa khóa chinh phục khách hàng
Giai đoạn 2: Trong khi cung cấp dịch vụ cho khách hàng
a. Cung cấp dịch vụ trải nghiệm theo đúng quy chuẩn:
Hiện nay, hầu hết các salon tóc đều có một quy trình chăm sóc – cung cấp dịch vụ với từng bước cụ thể, dễ dàng thao tác trên điện thoại cá nhân, đó là: Check – in > Thực hiện > Hoàn thành > Chụp hình thành quả cuối cùng > Check – out. Và khi nhân viên hoàn thành từng công đoạn một cách chỉnh chu, bạn sẽ vừa khiến khách hàng hài lòng, vừa đảm bảo chất lượng thành phẩm đồng đều; từ đó doanh thu và danh tiếng sẽ tăng dần theo thời gian.
b. Thanh toán hóa đơn và quản lý đơn hàng:
Thay thế cách tính toán thủ công và những hóa đơn giấy rắc rối, giờ đây, việc theo dõi bán hàng salon tóc đều được các phần mềm quản lý chịu trách nhiệm. Từ việc nhập bảng giá sản phẩm, tổng hợp và xuất hóa đơn cuối cùng, lưu trữ hóa đơn trực tuyến cho đến hỗ trợ các hình thức thanh toán đa dạng và hệ thống – báo cáo doanh thu định kỳ đều được tích hợp trong một ứng dụng nhỏ gọn.
Các phương thức thanh toán trực tuyến hay bằng thẻ tại các salon tóc ngày càng được khách hàng ưa chuộng vì sự tiện lợi
Giai đoạn 3: Sau khi cung cấp dịch vụ cho khách hàng
a. Khảo sát đánh giá của khách hàng:
Sau mỗi lần trải nghiệm tại bất kỳ cơ sở kinh doanh nào, khách hàng đều nhận được những bảng khảo sát trực tuyến hoặc giấy để đánh giá mức độ hài lòng của họ đối với chất lượng dịch vụ. Và tất nhiên, một salon tóc cũng cần một hệ thống để lắng nghe các phản hồi, rút ra những điểm cần phát huy và cải thiện, xử lý nhanh chóng những ý kiến tiêu cực và sử dụng những bài review tốt để làm chất liệu quảng cáo.
b. Quảng cáo và marketing thương hiệu:
Muốn salon tóc của mình ngày càng phát triển, bạn đừng chỉ hài lòng với số lượng khách hàng hiện tại, mà quên đi tầm quan trọng của việc quảng bá thương hiệu. Các công cụ marketing sẽ giúp salon của bạn xuất hiện mọi nơi với tần suất lớn, tiếp cận đến đối tượng khách hàng có nhu cầu và thuyết phục họ đến salon trải nghiệm.
Một số hoạt động marketing thường được các nhà quản lý salon tóc sử dụng, đó là:
- Xây dựng nội dung trên các trang mạng xã hội có lượng tương tác lớn như facebook, instagram,…
- Quảng cáo các bài review/ đánh giá năm sao trên Google Tìm kiếm và Google Map.
- Truyền thông bằng phương pháp offline như phát tờ rơi, dán poster,…
- Đưa ra các chương trình giảm giá, ưu đãi khi giới thiệu khách hàng mới, trải nghiệm thử,..
c. Các công việc quản lý vận hành khác:
Vào cuối ngày, bạn còn phải hoàn thành các công việc quản lý nội bộ khác như:
- Chốt ca nhân sự để phục vụ việc tính lương, thưởng và hoa hồng cuối tháng.
- Kiểm kê hàng hóa, thống kê số lượng sử dụng cho việc làm tóc, số lượng bán hàng và đối chiếu số lượng tồn kho còn lại.
- Đánh giá năng lực và lên kế hoạch đào tạo kiến thức – kỹ năng mới cho nhân viên.
- …
Theo dõi tồn kho hàng hóa giúp quản lý chặt chẽ phần chi phí tiêu hao mỗi ngày, mỗi tháng của salon tóc
Không chỉ dừng lại ở việc đưa ra một quy trình quản lý salon tóc hoàn thiện từ A đến Z, điều bạn cần làm tiếp theo là làm sao áp dụng vào thực tế một cách hiệu quả. Và Spa4u chính là công cụ hoàn hảo bạn đang tìm kiếm. Theo đó, ứng dụng này bao gồm 04 chức năng chính là lịch hẹn, bán hàng, chia ca và quản lý chung với nhiều phân quyền khác nhau như nhập và lưu trữ thông tin khách hàng, sắp xếp lịch làm việc, quản lý đơn hàng, theo dõi báo cáo doanh thu – tài chính – tồn kho, tự động khảo sát,…Với giá từ 19,9 USD, một quy trình hoạt động được vận hành và quản lý bằng công nghệ hiện đại giờ đây là một điều hoàn toàn trong tầm tay.
Xây dựng một quy trình quản lý salon tóc chưa bao giờ là một nhiệm vụ dễ dàng, dù bạn là người mới hay đã có kinh nghiệm lâu năm. Tuy nhiên, thay vì loay hoay với những rắc rối do phương pháp quản lý truyền thống với khối lượng công việc khổng lồ mang lại, tại sao bạn không thử thay đổi bằng các ứng dụng quản lý salon tóc chuyên nghiệp.
