Mở một phòng khám và đối mặt với sự cạnh tranh gay gắt từ các cơ sở công lập và tư nhân khác; bạn chắc hẳn phải rất đau đầu với bài toán vận hành sao cho thành công. Mách nước cho những ai vẫn đang loay hoay để quản lý phòng khám hiệu quả, bốn cách dưới đây chính là những bí quyết, bài học đắt giá mà bạn không thể bỏ lỡ.
1. Lưu trữ và quản lý thông tin bệnh nhân:
Mỗi phòng khám, dù ở quy mô nhỏ hay lớn, đều cần phải có một quy trình lưu trữ dữ liệu khách hàng từ cơ bản (họ và tên, tuổi, số điện thoại,..) cho đến phức tạp (tiền sử bệnh án, các lần chữa trị trước đó,…). Và việc làm này sẽ mang đến rất nhiều lợi ích to lớn cho phòng khám, có thể kể đến là:
- Đẩy nhanh quy trình làm thủ tục xuất nhập viện, xử lý thông tin bảo hiểm để giúp tiếp nhận được nhiều bệnh nhân hơn.
- Hạn chế tình trạng chờ đợi khám chữa bệnh và phòng khám quá tải vào thời gian/giai đoạn cao điểm.
- Sắp xếp lịch khám bệnh hợp lý cho đội ngũ y bác sĩ.
Việc sắp xếp lịch hẹn – phân bổ khách hàng hợp lý giúp bạn tiếp đón nhiều bệnh nhân hơn, giảm thiểu tình trạng quá tải
Tuy nhiên, nếu như bạn vẫn đang duy trì cách thu thập truyền thống bằng cách ghi chép sổ sách, việc nhầm lẫn, thiếu sót hay mất thông tin hoàn toàn có khả năng lớn xảy ra. Để hạn chế tối đa những rủi ro này, bạn cần thay đổi sang một phương pháp quản lý thông tin hiện đại hơn, đó là phần mềm quản lý phòng khám.
2. Chính sách chăm sóc và tương tác khách hàng:
Bên cạnh việc quản lý và chất lượng khám chữa bệnh, bạn cần phải quan tâm, chăm sóc khách hàng thường xuyên để xây dựng thiện cảm cũng như được ưu tiên lựa chọn để gửi gắm việc chăm sóc sức khỏe cá nhân. Một số giải pháp bạn có thể áp dụng đó là:
- Theo dõi tình hình sức khỏe sau điều trị để thông báo đơn thuốc, nhắc nhở lịch tái khám và hướng dẫn bệnh nhân lưu ý các trường hợp phát sinh tác dụng phụ.
- Khảo sát sự hài lòng của khách hàng đối với chất lượng điều trị tại phòng khám thông qua tin nhắn.
- Triển khai các chương trình, hội thảo miễn phí về chia sẻ kiến thức chăm sóc sức khỏe để vừa xây dựng uy tín, vừa thu hút khách hàng mới.
- …
Đối với nhiệm vụ ảnh hưởng đến quyền lợi của khách hàng này, các ứng dụng quản lý phòng khám sẽ giúp bạn đảm đương những phần công việc như gửi tin nhắn đánh giá cho từng khách hàng sau mỗi lần khám chữa bệnh, thống kê phản hồi tích cực lẫn tiêu cực, lên lịch cho những lần điều trị,…Tất cả những việc này đều sẽ được tự động hóa sau khi đội ngũ bạn nhấn nút “hoàn thành” dịch vụ.
Lắng nghe phản hồi của khách hàng giúp bạn nâng cao chất lượng dịch vụ và cơ sở vật chất
3. Xây dựng đội ngũ có tâm và có tầm:
Để sở hữu một đội ngũ có sức cạnh tranh với các bệnh viện công và tư khác, bạn cần phải chú trọng đầu tư vào việc tuyển dụng và đào tạo con người, đảm bảo thỏa mãn các yêu cầu về lương thưởng cũng như cơ hội phát triển nghề nghiệp.
Chấp nhận trả mức lương cao gấp 2- 3 lần dành cho người giỏi; cung cấp đầy đủ các quyền lợi khác như bảo hiểm, tiền phụ cấp, thưởng hoa hồng, đào tạo nước ngoài…; tổ chức họp nội bộ để đánh giá hiệu quả công việc, xử lý các vấn đề khó khăn;… Bằng những việc làm này, bạn sẽ tạo nên một môi trường làm việc chuyên nghiệp, đồng thời nhân viên cũng sẽ gắn bó lâu dài.
4. Áp dụng công nghệ vào quản lý bán hàng và tồn kho:
Đối với các phần quản lý vận hành liên quan đến chi phí và doanh thu, thay vì ghi chép – tính toán trên sổ sách hay excel truyền thống, bạn cần một phương pháp xử lý nhanh chóng hơn, hiện đại hơn – ứng dụng quản lý phòng khám.
a. Đối với tồn kho:
Kho hàng của một phòng khám bao gồm rất nhiều loại sản phẩm đa dạng, từ thuốc men, vật tư chữa trị, cho đến máy móc, thiết bị y tế đa dạng để phục vụ cho nhiều chuyên khoa khác nhau. Và để quản lý số lượng từng loại nhỏ lẻ và giá trị không hề nhỏ này, các hệ thống sẽ tích hợp các tính năng chính như:
- Thao tác lệnh xuất – nhập kho với thông tin chi tiết như số lượng, ngày giờ nhập, nhà cung cấp, mục đích sử dụng,…
- Tổng hợp báo cáo tồn kho – sử dụng theo trong khoảng thời gian yêu cầu. Cách này giúp bạn hạn chế việc thiếu hàng hóa, lên kế hoạch mua hàng phục vụ nhu cầu sử dụng phù hợp.
b. Đối với doanh thu:
Không còn viết tay hóa đơn, toa thuốc hay ghi chép từng giá trị đơn hàng vào sổ sách mất thời gian nữa; các ứng dụng quản lý phòng khám giờ đây cho phép bạn tính toán chi phí khám bệnh, kê thuốc trên hệ thống, xuất hóa đơn điện tử, lưu giao dịch trên phần lịch sử, thực hiện thanh toán bằng nhiều hình thức khác nhau;…Đồng thời, phần mềm còn sắp xếp lịch thanh toán các khoản chi phí vận hành, nhắc nhở việc thu hồi công nợ đối với các khoản trả góp, cho vay.
Với những dữ liệu này, hệ thống sẽ tự động tổng hợp thành một báo cáo doanh thu cập nhật liên tục theo từng phút, từng giây. Từ đó, bạn sẽ thấy được tổng quan doanh thu một ngày là bao nhiêu, chi phí bỏ ra như thế nào, số lượng khách hàng, phương thức thanh toán nào được ưa chuộng,…để tính toán lợi nhuận thu về và đánh giá hiệu quả kinh doanh.
Giấy tờ tài chính, báo cáo doanh thu,…đều có thể dễ dàng truy xuất trên hệ thống quản lý phòng khám
Có chức năng quản lý thông tin, hỗ trợ một phần công việc chăm sóc khách hàng, thu thập dữ liệu để đánh giá chất lượng khám bệnh của đội ngũ, quy chuẩn hóa quy trình quản lý thu – chi và tồn kho; Spa4u là một ứng dụng quản lý trong mơ với khoản đầu tư vô cùng “hạt dẻ” từ 19,9 USD cho một lần tải và không giới hạn thời gian sử dụng.
Bài toán quản lý phòng khám hiệu quả sẽ không còn là nỗi lo lắng khi bạn biết cách áp dụng các bí quyết kể trên và lựa chọn công cụ hỗ trợ phù hợp. Và một khi bạn có thể quản lý và vận hành hiệu quả, tiết kiệm chi phí và thời gian; sự phát triển về danh tiếng và doanh thu là kết quả tất yếu.
