Mở cửa và vận hành một trung tâm thẩm mỹ, spa, salon,…dù ở bất kỳ quy mô hay hình thức nào, bạn luôn luôn cần một kế hoạch dài hạn về mọi mặt. Để hỗ trợ cho những người mới có thể dễ dàng làm quen với vai trò quản lý spa, dưới đây sẽ là cẩm nang giúp bạn có cái nhìn tổng quan nhất về hệ thống hoạt động, các vấn đề cần giải quyết và gợi ý giải pháp để giảm nhẹ khối lượng công việc.
Quản lý spa từ A đến Z
Một tiệm spa được xem hoạt động trôi chảy và hiệu quả nhất khi người chủ có thể quản lý mô hình kinh doanh của mình một cách chặt chẽ trên các phương diện: khách hàng, đội ngũ nhân sự, tồn kho hàng hóa và tài chính.
a. Quản lý khách hàng
Khách hàng chính là yếu tố cốt lõi để một mô hình kinh doanh phát triển và spa cũng không là ngoại lệ. Không chỉ mang lại nguồn doanh thu, họ còn giúp quảng cáo tiệm spa của bạn miễn phí nhưng lại vô cùng hiệu quả thông qua những lời giới thiệu, tư vấn, truyền miệng,…Từ đó, khách hàng mới sẽ tìm đến để trải nghiệm và danh tiếng của spa ngày càng được nâng cao.
Để dễ dàng quản lý và chăm sóc khách hàng, bạn có thể tham khảo một số cách sau:
- Hỗ trợ sắp xếp và đặt lịch hẹn theo lịch trình cá nhân
- Lưu trữ thông tin khách hàng (tên, địa chỉ, ngày sinh,…) để theo dõi liệu trình làm đẹp, áp dụng chương trình khuyến mãi hay thực hiện hoạt động tri ân khách hàng thân thiết/
- Cung cấp dịch vụ tư vấn online hoặc trực tiếp
- ….
Bên cạnh đó, tùy thuộc vào việc khách hàng thuộc nhóm hiện hữu hay tiềm năng, người quản lý spa sẽ cung cấp các dịch vụ – tiện ích khác nhau để đáp ứng và làm hài lòng mọi nhu cầu
Đối với khách hàng cũ, bên cạnh duy trì chất lượng dịch vụ, bạn hãy đặc biệt chú trọng vào việc chăm sóc sau trải nghiệm. Bạn có thể khảo sát mức độ hài lòng của khách hàng, xử lý các đánh giá tiêu cực, gửi tin nhắn chúc mừng vào những dịp đặc biệt (sinh nhật, ngày lễ,…), theo dõi và nhắc nhở lịch trị liệu, sắp xếp chuyên viên chăm sóc theo nhu cầu,…Những việc này không chỉ giúp bạn quan tâm đến khách hàng một cách tốt nhất, mà còn theo dõi được hành vi, thói quen tiêu dùng về làm đẹp của họ.
Đối với khách hàng mới, hãy tiếp cận đối tượng này thông qua các lời khen, phản hồi tích cực từ các khách hàng cũ. Đăng tải thông tin trên phần đánh giá của google map, trên các trang mạng xã hội, tư vấn miễn phí, áp dụng các chương trình dành cho người trải nghiệm lần đầu,…là những ý kiến không tồi.
b. Quản lý nhân viên
Quản lý tiệm spa đồng nghĩa rằng bạn phải quản lý cả một đội ngũ lớn, bao gồm cả nhân viên và chuyên viên, hình thức part-time và full-time. Theo đó, hàng tá việc cần làm như sắp xếp lịch nhân sự, kiểm tra công, tính toán lương thưởng,…sẽ khiến bạn mất rất nhiều thời gian và công sức, đặc biệt khi sử dụng các cách theo dõi thủ công như excel hay thậm chí bằng giấy. Để hạn chế các vấn đề kể trên, một phần mềm quản lý online chắc chắn là một khoản đầu tư vô cùng chính đáng.
c. Quản lý tài chính
Đánh giá được spa đang lời hay lỗ, theo dõi doanh thu hiện tại tăng hay giảm, cắt giảm hợp lý các chi phí, phân bổ ngân sách một cách logic, quản lý chính xác các hóa đơn bán hàng, thời gian chi trả,…chính là những công việc cần làm để kiểm soát tốt tài chính. Từ đó, bạn có thể đánh giá được hiệu quả kinh doanh, cân bằng dòng tiền, hạn chế các rắc rối về thuế và rủi ro thiếu hụt vốn.
Đối mặt với việc quản lý này, một số nơi sẽ tuyển dụng nhân sự chịu trách nhiệm tài chính, một số thuê dịch vụ chuyên môn bên ngoài,…Đặc biệt, tiết kiệm hơn, dễ dàng hơn cho chủ spa để kiểm soát đó là sử dụng các phần mềm hỗ trợ chuyên dụng.
d. Quản lý tồn kho
Thông thường, các spa hay trung tâm thẩm mỹ đều sử dụng các loại mỹ phẩm, dược liệu có giá thành tương đối cao, thời hạn sử dụng nhất định. Và nếu như bạn xem nhẹ vấn đề quản lý tồn kho, cả về số lượng và chất lượng hàng hóa, nguy cơ thất thoát tiền bạc cũng như ảnh hưởng đến uy tín của spa đều có thể xảy ra.
Với hàng trăm nghìn loại hóa – mỹ phẩm với tên gọi và công dụng khác nhau, bạn cần một hệ thống xuất – nhập kho chính xác và chi tiết đến ngày sử dụng . Lúc đó, bạn có thể kiểm soát mọi rủi ro, linh hoạt trong việc mua hàng, xử lý các sản phẩm gần hoặc hết hạn.
Đâu là giải pháp quản lý spa “n trong 1”?
Với quá nhiều đầu việc phải quan tâm để một trung tâm thẩm mỹ có thể hoạt động trơn tru và mang lại lợi nhuận, một nhà quản lý cần sở hữu riêng cho mình một công cụ hỗ trợ đắc lực – đó là phần mềm quản lý spa. Giờ đây, các bài toán quản lý từ nhân sự, khách hàng, tài chính hay tồn kho sẽ được giải quyết gói gọn trong một ứng dụng.
Sở hữu rất nhiều lượt tải và sử dụng, Spa4u là một giải pháp quản lý spa chuyên nghiệp, tích hợp các tính năng ưu việt giúp người dùng giải quyết mọi vấn đề kiểm soát về tài chính, khách hàng, nhân sự và kho vận. Chỉ với các thao tác nhanh chóng, chi phí tiết kiệm, sử dụng đơn giản, độ chính xác cao, mọi áp lực trong việc điều hành một spa của bạn sẽ được giảm bớt đi rất nhiều lần. Giờ đây, bạn hoàn toàn có thể tạm biệt các nỗi lo về các con số, đau đầu khi quản trị nhân sự, những khó khăn khi chăm sóc khách hàng,…Thay vào đó, hãy dành nhiều thời gian hơn để nghiên cứu, phát triển sản phẩm cá nhân, nâng cao dịch vụ, tìm hiểu các phương thức làm đẹp mới – những việc làm đúng chuyên môn của mình hơn nhé!
Và khi thế giới ngày càng trở nên hiện đại, mọi việc đều có thể trở nên dễ dàng hơn nhờ vào công nghệ tiên tiến. Vậy tại sao bạn không lựa chọn cách quản lý spa một cách toàn diện nhưng không kém phần tiện dụng với Spa4u?
