Khi nhu cầu chăm sóc cá nhân của con người ngày càng cao, các địa chỉ làm đẹp cũng bắt đầu xuất hiện càng nhiều với đa dạng loại hình. Sở hữu một tiệm spa, bạn cần phải chuẩn bị cả về kiến thức và tinh thần để có thể quản lý các công việc khác nhau, bên cạnh chuyên môn về thẩm mỹ. Vậy quản lý spa là gì và làm sao cho hiệu quả? Dưới đây là những kinh nghiệm mà bạn có thể học hỏi và áp dụng dễ dàng vào thực tế.
Nắm rõ tất cả các nhiệm vụ cần biết khi quản lý spa
Để một cửa tiệm spa có thể hoạt động trơn tru, người quản lý không chỉ đòi hỏi kiến thức và tay nghề cao, mà còn phải là người biết điều tiết tốt các công việc vận hành từ thu hút và quan tâm khách hàng, đào tạo nhân viên cho đến quản lý kho, báo cáo tình hình kinh doanh.
1. Tìm kiếm, tư vấn và chăm sóc khách hàng
Đối với một cơ sở kinh doanh, khách hàng là nhân tố quan trọng nhất, vừa mang lại doanh thu, vừa giúp phát triển danh tiếng và uy tín trên thị trường. Vì vậy, là một nhà quản lý spa, bạn cần sở hữu những tuyệt chiêu này để chăm sóc tận tình, thấu hiểu và đáp ứng mọi nhu cầu đưa ra.
Quản lý thông tin khách hàng:
Những dữ liệu cơ bản như họ tên, số điện thoại, dịch vụ sử dụng, tần suất đến,…sẽ giúp nhân viên dễ dàng liên hệ với khách hàng khi cần, hiểu rõ các vấn đề về cơ thể – sức khỏe gặp phải, tư vấn chính xác, ghi nhớ những yêu cầu riêng của mỗi người,… Việc quản lý khách hàng tại spa không chỉ giúp bạn theo dõi tổng quan tình hình kinh doanh mà còn đi sâu vào tạo mối quan hệ thân thiết với các khách hàng của mình.
Cung cấp các tiện ích gia tăng trải nghiệm khách hàng:
Bên cạnh chất lượng trải nghiệm, các dịch vụ đi kèm cũng là yếu tố không kém phần quan trọng để khách hàng lựa chọn một địa chỉ để chăm sóc cá nhân. Một số loại tiện ích tiêu biểu đó là chủ động sắp xếp và đặt lịch hẹn, theo dõi liệu trình điều trị của khách hàng, khảo sát mức độ hài lòng, chế độ khách hàng thân thiết,…
Bằng những việc đơn giản này, bạn không chỉ giữ chân được khách hàng cũ và còn ghi điểm với khách hàng mới bằng tác phong làm việc chuyên nghiệp. Tuy nhiên, với khối lượng thông tin lớn của khách hàng mới và cũ, bạn cần cân nhắc về một hệ thống quản lý đa năng bằng công nghệ hiện đại để giảm tải áp lực công việc.
2. Quản lý – đào tạo đội ngũ nhân viên
Một lịch trình phân công công việc hợp lý và đội ngũ nhân sự có chuyên môn, thái độ tốt sẽ giúp spa hoạt động hiệu quả và hạn chế những vấn đề phát sinh ngoài ý muốn. Đòi hỏi cân bằng hai yếu tố này, người quản lý phải xử lý từ việc tuyển dụng, cân đối thời gian làm việc cho đến giám sát, đánh giá biểu hiện, kết quả của nhân viên.
Trong quá trình này, bạn có thể tổ chức phê bình – khen thưởng mỗi tháng, tăng lương, rút kinh nghiệm hay những khóa học, chương trình đào tạo để nhân viên nâng cao kỹ năng.
3. Báo cáo doanh thu
Để chủ động kiểm soát tình hình kinh doanh, chủ spa cần một báo cáo tổng thể để đánh giá hiệu quả hoạt động của một ngày làm việc. Tổng cộng thu nhập là bao nhiêu, số lượng khách hàng đến spa tăng hay giảm, loại hình dịch vụ nào đóng góp doanh thu nhiều nhất, thời gian đông khách nhất…? Khi trả lời được các câu hỏi này, bạn sẽ nhận định đâu là vấn đề khó khăn hiện tại, điểm yếu cần cải thiện và định hướng cho các kế hoạch marketing tương lai.
Bằng cách thực hiện thủ công như đại đa số hiện tại, liệu bạn có thể sở hữu một bản báo cáo hoàn chỉnh chỉ trong nháy mắt?
4. Kiểm soát kho hàng hóa
Ngoài việc báo cáo doanh thu, người quản lý spa còn phải đối chiếu số lượng hàng hóa tồn, đảm bảo không bị thất thoát về số lượng và giá trị. Một số điều cần lưu ý khi quản lý tồn kho là:
- Số lượng hàng hóa cuối ngày dựa trên số tồn kho trước đó và thực tế sử dụng
- Số lần xuất – nhập kho trong ngày
- Mục đích xuất nhập kho
- Kiểm tra một lượt hạn sử dụng các sản phẩm
- ….
Để trở thành một nhà quản lý spa giỏi, bạn cần những gì?
1. Khả năng lãnh đạo
Khả năng lãnh đạo là điều bạn cần nhất để quản lý một đội ngũ nhân viên không hề nhỏ và vận hành một spa làm đẹp. Tố chất này được thể hiện qua việc định hướng mục tiêu phát triển lâu dài cho spa, sắp xếp – phân chia công việc khoa học, giải quyết các vấn đề nội bộ và phát sinh một cách nhanh chóng, hiệu quả,…
2. Áp dụng biện pháp hỗ trợ quản lý đắc lực
Tạm biệt với cách kiểm soát thủ công khiến bạn mất nhiều thời gian và lãng phí, thay vào đó, hãy sử dụng phần mềm quản lý spa để đơn giản hóa, công nghệ hóa các công việc mỗi ngày, như báo cáo doanh thu, kiểm tra tồn kho, chăm sóc khách hàng và quản lý nhân sự.
Spa4u chính là giải pháp đầy ưu việt đó khi sở hữu các tính năng giúp xử lý những khó khăn mà bạn mắc phải, hạn chế những sai sót không đáng có, bảo mật và tiết kiệm chi phí vận hành. Với giao diện đơn giản, mọi nhân viên đều có thể sử dụng để hỗ trợ bán hàng, tư vấn và bạn dễ dàng quản lý spa của mình dù đang ở bất kỳ đâu.
Mặc dù khối lượng và áp lực công việc tương đối lớn, nhưng nếu như bạn biết cách hệ thống hóa mọi đầu mục việc cần làm, nhận định được đâu là nhiệm vụ ưu tiên quản trị và đầu tư đúng đắn để áp dụng công nghệ vào việc vận hành,…bạn sẽ vừa quản lý spa hiệu quả, vừa tối ưu chi phí để thu lại lợi nhuận một cách nhanh nhất.
