Quản lý thu chi và báo cáo lợi nhuận chính là cơ sở để đánh giá một doanh nghiệp có hoạt động hiệu quả và sinh lời hay không. Với tầm quan trọng như vậy, các công việc kể trên đòi hỏi sự tỉ mỉ và chính xác về mặt số liệu, cũng như lưu giữ hóa đơn, chứng từ. Riêng với các spa, trung tâm dịch vụ làm đẹp – thẩm mỹ hiện nay, việc quản lý hoạt động bán hàng được chia thành hai phương thức cơ bản: truyền thống và hiện đại. Nếu như bạn vẫn đang phân vân, lựa chọn thì bài viết dưới đây sẽ giúp bạn so sánh hai phương pháp để chọn được cách quản lý bán hàng spa phù hợp với hệ thống của mình nhất.
Quản lý truyền thống: Quen thuộc nhưng nhiều hạn chế
Đối với nhiều nhà quản lý spa, đặc biệt là những mô hình vừa và nhỏ, việc quản lý bán hàng bằng sổ sách, excel,.. được sử dụng khá phổ biến. Họ cho rằng phương thức này đã đáp ứng đủ nhu cầu kiểm soát của spa, đơn giản trong việc sử dụng và hơn cả là miễn phí.
Một khi cách làm này trở thành thói quen và được áp dụng rộng rãi, bạn sẽ đối mặt với rất nhiều rủi ro:
- Tốn thời gian và công sức khi bán hàng tới đâu, ghi chép đến đó.
- Sai số, mất mát chứng từ – dữ liệu khi tính toán, lưu trữ thủ công.
- Tốn kém chi phí dành cho nhân sự.
- Các trường hợp gian lận từ phía nhân viên như bán hàng ngoài sổ, tự động chiết khấu – giảm giá cho người quen,…
- Ảnh hưởng đến các hoạt động kiểm soát khác như tồn kho, chương trình ưu đãi,…
- Khó kiểm soát khi doanh thu đến từ các phương thức thanh toán khác nhau (tiền mặt, chuyển khoản, trả góp,…)
Những vấn đề nhỏ này hoàn toàn có thể khiến spa của bạn rơi vào tình trạng hao hụt doanh thu không rõ nguyên nhân, lỗ vốn và nghiêm trọng hơn là phá sản.
Quản lý hiện đại: Tưởng khó mà dễ
Nhắc đến việc sử dụng các ứng dụng vào việc quản lý, một bộ phận lớn chủ spa khá e ngại vì hai lý do chính: không quen thuộc với công nghệ và chi phí đắt đỏ. Tuy nhiên, trái ngược với định kiến này, phần mềm quản lý spa Spa4u sở hữu giao diện dễ nhìn, dễ thao tác và có giá chỉ từ 19,9 USD. Không những thế, để bạn có thể yên tâm lựa chọn và sử dụng lâu dài, Spa4u còn cho phép tải và sử dụng miễn phí trong vòng 30 ngày.
Vậy phương thức quản lý hiện đại này giải quyết những công việc nào cho bạn?
a. Tổng hợp và sắp xếp lịch hẹn trước của khách hàng:
Khi nhận được lịch hẹn của khách hàng, nhân viên spa sẽ thao tác nhập thông tin khách hàng, bao gồm tên, số điện thoại, loại hình trải nghiệm, thời gian và chỉ định chuyên viên phụ trách theo yêu cầu. Sau đó, hệ thống Spa4u sẽ xác nhận, tự động cập nhật lịch trên giao diện “Lịch hẹn” để đội ngũ của bạn dễ dàng sắp xếp công việc và gửi tin nhắn nhắc nhở cho khách.
b. Thực hiện quy trình bán hàng từ A đến Z:
Trong quá trình phục vụ, nhân viên spa sẽ tiến hành và hoàn thành các bước theo như trên phần mềm theo thứ tự: Check in > Thực hiện > Hoàn thành > Thanh toán > Chụp hình.
Đồng thời, khi khách hàng thanh toán hóa đơn dịch vụ, Spa4u còn cung cấp tính năng nâng cao cho phép áp dụng mã khuyến mãi/ chiết khấu và ghi nhận các phương thức trả khác nhau như tiền mặt, thẻ ngân hàng hay công nợ/trả góp để phục vụ cho việc báo cáo doanh thu.
c. Tính toán và xuất báo cáo doanh thu:
Không cần mất thời gian tính toán nữa, với Spa4u, ngay sau khi bạn hoàn thành việc tính tiền, ứng dụng sẽ lập tức tự động cập nhật báo cáo doanh số và lãi gộp. Giờ đây, bạn có thể xem theo dõi doanh thu chỉ với một cái click chuột, từ bất kỳ đâu và trên bất kỳ phương tiện nào.
Dựa trên cơ sở này, vào cuối ngày, bạn chỉ cần kiểm kê và đối chiếu để đảm bảo trùng khớp với thực tế.
Sở hữu nhiều ưu điểm và tính năng quản lý vượt trội, Spa4u giúp bạn tiết kiệm thời gian và chia sẻ khối lượng công việc khổng lồ khi phải “ôm đồm” quá nhiều đầu việc nhỏ lẻ như ghi chép, tính toán, làm báo cáo, phân tích hiệu quả kinh doanh,…Đồng thời, bạn còn có thể hạn chế những rủi ro không đáng có khi vẫn duy trì thực hiện phương thức truyền thống. Một khoản đầu tư không quá lớn ban đầu lại đem nhiều kết quả mỹ mãn về sau, tại sao không?
Trong thời đại 4.0, nếu như bạn vẫn đang do dự khi áp dụng quản lý hiệu quả kinh doanh mới nhất, tiện ích nhất, spa của bạn sẽ khó lòng cạnh tranh và tồn tại trong ngành nghề dịch vụ này. Và ứng dụng quản lý spa Spa4u hứa hẹn mang đến quy trình hoạt động chuyên nghiệp, chỉnh chu và đảm bảo kinh doanh hiệu quả.
