“Nằm lòng” những quy định quản lý spa để vận hành hiệu quả hệ thống của mình
Khi xu hướng làm đẹp – chăm sóc sức khỏe trở nên phổ biến đối với mọi lứa tuổi, mọi giới tính, các trung tâm thẩm mỹ, spa, salon cũng xuất hiện ngày càng nhiều với mong muốn đáp ứng được các nhu cầu làm đẹp đa dạng. Thực tế, câu chuyện kinh doanh không bao giờ dễ dàng và với ngành cạnh tranh cao như spa và thẩm mỹ viện cũng thế. Đề ra những quy định quản lý spa cơ bản để quản lý các cơ sở của mình một cách bao quát, có hệ thống chính là một trong những điều đầu tiên mà các chủ quản lý spa cần nắm vững.
Nắm rõ kiến thức chuyên môn, chú trọng tay nghề
Kiến thức chuyên môn và tay nghề được xem như là nền tảng cho sự phát triển và danh tiếng của một spa. Nếu như sự am hiểu về kiến thức giúp bạn và đội ngũ có thể tư vấn chính xác, đưa ra những liệu trình phù hợp thì kỹ năng mang đến trải nghiệm và hiệu quả tốt hơn cho khách hàng.
Việc hiểu rõ tầm quan trọng của yếu tố con người như trên chính là quy định quản lý spa đầu tiên bạn cần ghi nhớ. Và một số bí kíp để bạn có thể cân bằng cả tay nghề lẫn chuyên môn đó là:
- Lên kế hoạch tuyển chọn nhân viên rõ ràng (yêu cầu ra sao, các loại chứng chỉ nào, thực hành (nếu có),…)
- Đề ra tiêu chuẩn và yêu cầu về thái độ làm việc chuyên nghiệp
- Đánh giá năng lực thông qua quá trình chăm sóc, phản hồi của khách hàng,…
- Tổ chức các lớp đào tạo ngắn hạn về kỹ năng cũng như bổ sung kiến thức
- Chế độ thưởng – phạt rõ ràng, minh bạch và công bằng
Áp dụng hệ thống quản lý dữ liệu và doanh thu hiệu quả
Hiện nay, không ít spa vẫn đang duy trì việc quản lý spa từ nhân sự, doanh thu cho đến hàng hóa bằng sổ sách thủ công hay các file excel đơn giản. Tuy nhiên, những cách thức này sở hữu rất nhiều yếu điểm và rủi ro: sai sót trong tính toán, khó khăn trong bảo quản sổ sách, không có sự kết nối giữa nhiều loại dữ liệu với nhau… Những lỗ hổng này nếu nghiêm trọng có thể dẫn đến mất mát về tiền và của.
Đầu tư một khoản chi phí cho một phần mềm quản lý spa, bạn sẽ được “giải phóng” khỏi những con số, ghi chép mỗi ngày. Giờ đây, công nghệ sẽ giúp hệ thống dữ liệu và bạn có thể dễ dàng tìm kiếm bất kỳ thông tin về khách hàng, hàng hóa, nhân viên,…chỉ bằng những thao tác đơn giản.
- Giải quyết bài toán nhân sự
Sắp xếp ca làm việc, chấm công mỗi ngày, đặt ra KPI, theo dõi và đánh giá hiệu quả công việc, tính toán lương thưởng,…Tất cả những công việc kể trên sẽ được xử lý một cách nhanh chóng nhờ vào ứng dụng quản lý. Thậm chí, nhân viên có thể sử dụng tính năng theo dõi phần trăm hoàn thành công việc để có thêm động lực làm việc và cải thiện kỹ năng cá nhân.
- Hoàn thiện quy trình quản lý hàng tồn kho
Bằng việc hệ thống hóa, bạn sẽ thao tác xuất – nhập kho trên phần mềm, xuất báo cáo tồn vào mỗi cuối ngày, kiểm soát thời gian lưu kho, đảm bảo chất lượng và số lượng mỹ phẩm đủ cung cấp trong suốt quá trình hoạt động. Đối với một kho hàng sở hữu phần lớn các hàng hóa có giá trị cao, việc cẩn trọng và rõ ràng trong kiểm kê luôn luôn là điều cần thiết.
- Theo dõi doanh thu bán hàng
Tính toán thủ công dễ sai số, lưu giữ hóa đơn với nhiều rủi ro thất lạc,…chính là những bất lợi khi bạn vẫn duy trì cách quản lý spa truyền thống. Vì vậy, để việc bán hàng được trơn tru và nhanh chóng, hầu hết các trung tâm làm đẹp hiện nay đều sử dụng phần mềm quản lý với những tính năng vượt trội. Theo dõi giao dịch trong ngày, báo cáo doanh thu, tính toán chi phí,..giúp bạn quản lý công việc vận hành mọi lúc, mọi nơi.
Chiến dịch quảng cáo thương hiệu phù hợp
Khi chất lượng dịch vụ và cơ sở vật chất đã được hoàn thiện, bạn không thể ngồi chờ “ tiếng lành đồn xa” và kỳ vọng khách hàng đến mà bỏ qua các hoạt động quảng cáo. Dưới đây là các phương thức quảng cáo phổ biến hiện nay mà nhiều spa đang áp dụng:
- Phát triển nội dung fanpage
Xây dựng trên các nền tảng xã hội phổ biến như facebook, instagram,…việc phát triển fanpage giúp bạn tiếp cận với số lượng người dùng cực lớn, cung cấp thông tin đến đối tượng cần thông qua các bài post, tương tác với công chúng để nâng cao nhận diện thương hiệu và tư vấn, bán hàng.
- Quảng cáo Google
Mỗi khách hàng đều có thói quen tìm kiếm trên Google về những điều mình muốn làm, những địa điểm cần đến, những mặt hàng đang cân nhắc mua sắm,..Và chính vì lý do này, việc quảng cáo trên Google giúp spa của bạn xuất hiện khi có người tìm kiếm về sản phẩm và dịch vụ tương tự, tiếp cận đối tượng khách hàng trong phạm vi bán kính cửa hàng, quảng cáo về thông tin liên hệ và địa chỉ cửa hàng,…Song song với đó, để tăng độ uy tín của spa, bạn có thể đồng thời đăng tải các phản hồi tích cực, nhờ khách hàng thân thiết đánh giá năm sao trên Google Map.
- Các chương trình khuyến mãi
Tùy vào đối tượng khách hàng, các spa có thể đưa ra những chương trình ưu đãi với những điều kiện khác nhau.
- Đối với khách hàng mới: Hãy thu hút họ bởi những chương trình tư vấn miễn phí, trị liệu thử và giảm giá cho lần trải nghiệm đầu tiên.
- Đối với khách hàng hiện hữu: Chế độ khách hàng thân thiết, tích lũy điểm thưởng cho mỗi lần đến spa hay quà tặng vào ngày sinh nhật sẽ ghi điểm không nhỏ.
- Đối với khách hàng đã lâu không quay trở lại: Gửi các voucher qua địa chỉ liên hệ trên hệ thống (email, tin nhắn điện thoại,..) để nhắc nhở họ quay lại trải nghiệm.
Dù là chương trình nào, áp dụng cho đối tượng ra sao, nếu như bạn không quản lý một cách chặt chẽ, nguy cơ nhầm lẫn là vô cùng cao. Một phần mềm sở hữu hệ thống dữ liệu khách hàng chính xác, chức năng quản lý tự động các điều kiện khuyến mãi giúp tối giản công việc, kiểm soát và triển khai chương trình hiệu quả.
Với những ưu điểm như giá thành hợp lý, dễ thao tác sử dụng, áp dụng cho nhiều mô hình spa khác nhau, Spa4u là một công cụ hỗ trợ từ việc quản lý thông tin, cung cấp tính năng chăm sóc khách hàng, đảm đương các nhiệm vụ kế toán – tài chính cho đến quản lý tồn kho và đội ngũ nhân sự. Phần mềm quản lý ưu việt này giúp giảm tải những công việc thủ công, chia sẻ những áp lực cho nhà điều hành và quản trị quy trình vận hành hiệu quả. Nắm những quy định quản lý spa kể trên và áp dụng phù hợp công nghệ hỗ trợ đòi hỏi một chi phí đầu tư ban đầu nhưng đem đến hiệu quả lâu dài về sau. Một khi công việc bắt đầu hoạt động theo quỹ đạo, quản lý trở nên hiệu quả, bạn sẽ thu lại kết quả mỹ mãn về cả doanh thu và danh tiếng cho spa của mình.
