Hiện thực hóa ước mơ mở một phòng khám cho riêng mình, bất kỳ bác sĩ nào cũng có sự chuẩn bị đầy đủ về mặt chuyên môn, kỹ năng cũng như kinh nghiệm trong nghề. Dù vậy, để công việc kinh doanh này thành công, bạn không chỉ cần là một bác sĩ giỏi, mà còn phải là một nhà quản lý giỏi. Và nếu như vẫn đang loay hoay với nhiệm vụ quản trị đau đầu này, các bí quyết quản lý phòng khám dưới đây chính là những thông tin vô cùng bổ ích dành cho bạn.
1. Xây dựng đội ngũ nhân sự chất lượng cao:
Có thể nói rằng chất lượng đội ngũ y bác sĩ chính là nhân tố xây dựng nên uy tín và thương hiệu của phòng khám, khiến khách hàng có đặt sự tin tưởng và gửi gắm các vấn đề sức khỏe của mình về lâu dài. Tuy nhiên, với quy mô có hạn, các phòng khám tư nhân phải đối mặt với rất nhiều thách thức về nhân sự, đó là:
- Khó tuyển dụng đội ngũ y bác sĩ tay nghề tốt.
- Ngân sách hạn chế, khó đáp ứng được mức lương mong muốn của nhân sự cấp cao.
- Thiếu hụt nhân sự và công việc phụ thuộc quá nhiều nhiều vào một bác sĩ đại diện của phòng khám.
Rất nhiều bác sĩ có trình độ không mấy “mặn mà” với việc công tác tại các phòng khám tư nhân vì chế độ lương thưởng và ít cơ hội phát triển
Lúc này, chất lượng khám chữa bệnh sẽ ít nhiều giảm sút, nhu cầu của khách hàng không được đáp ứng và uy tín đồng thời bị ảnh hưởng. Lúc này, là một người quản lý phòng khám chuyên nghiệp, bạn cần áp dụng những giải pháp như sau:
a. Đầu tư vào quỹ lương và ngân sách đào tạo:
Lương thưởng xứng đáng, cơ hội đào tạo – trao đổi chuyên môn trong và ngoài nước,…chính là những yếu tố giúp bạn thu hút được nhân sự có trình độ cao, yêu nghề và sẵn sàng gắn bó lâu dài với phòng khám. Dù chi phí phát triển nguồn lực bỏ ra có thể gấp 3, 4 lần so với các bệnh viện công nhưng nó sẽ mang đến sự phát triển bền vững về danh tiếng, cũng như doanh thu.
b. Phân bổ công việc hợp lý:
Để hạn chế tối đa việc dồn phần lớn khối lượng công việc vào một – hai cá nhân, người quản lý cần một công cụ hỗ trợ để phân chia công việc đồng đều cho toàn bộ nhân viên. Các ca trực trong tuần – cuối tuần, lịch khám chữa bệnh trong – ngoài giờ,…đều sẽ được sắp xếp hoàn hảo, tránh tình trạng quá tải và chờ đợi.
2. Chính sách chăm sóc và nâng cao trải nghiệm khách hàng:
Bên cạnh đem đến chất lượng dịch vụ khám chữa bệnh tốt nhất, để nâng cao sức mạnh cạnh tranh, bạn không thể xem nhẹ trải nghiệm của khách hàng – một trong những nhân tố quyết định đến việc quay lại phòng khám của bạn hay không. Vậy làm sao để thấu hiểu và đáp ứng những nhu cầu cần thiết của họ? Dưới là một số chính sách chăm sóc khách hàng bạn có thể tham khảo và áp dụng:
a. Khảo sát mức độ hài lòng của khách hàng:
Để tránh mất thời gian của khách hàng, bảng đánh giá nên được thực hiện online với hệ thống câu hỏi ngắn gọn, súc tích. Đồng thời, bạn có thể áp dụng giảm giá dành cho những ai hoàn thành khảo sát để khuyến khích khách hàng đưa ra phản hồi về dịch vụ. Từ những ý kiến này, bạn có thể rút ra được đâu là điều yếu cần cải thiện, đâu là điều mạnh cần phát huy.
b. Các dịch vụ tiện ích hỗ trợ:
Một số phòng khám hiện nay cung cấp những tiện ích hỗ trợ để có thể chăm sóc khách hàng từ A đến Z, như là:
- Đặt lịch hẹn trước bằng điện thoại, tin nhắn hay online.
- Khám chữa bệnh tại nhà.
- Theo dõi tình trạng sức khỏe của từng bệnh nhân, nhắc lịch tái khám.
- Chế độ chăm sóc đặc biệt, chăm sóc dành cho bệnh nhân V.I.P,…
Ngày càng nhiều người lựa chọn khám chữa bệnh tại các phòng khám tư nhân vì chế độ chăm sóc khách hàng tận tâm, chu đáo
3. Giảm thiểu công việc giấy tờ trong quy trình vận hành:
Việc quản lý phòng khám sẽ chồng chất những công việc giấy tờ không tên và nếu như bạn không tìm cách đơn giản hóa quy trình, việc lãng phí thời gian và tiền bạc đều là điều hiển nhiên. Thay vào đó, bạn hoàn toàn có thể sử dụng các ứng dụng quản lý vào các công việc như sau:
- Lưu trữ thông tin khách hàng và hồ sơ khám – chữa bệnh để tư vấn, theo dõi điều trị sao sát.
- Tính toán và báo cáo doanh thu mỗi ngày; liệt kê từng hóa đơn khám và phân bổ theo từng loại hình thanh toán khác nhau.
- Quản lý xuất – nhập kho hàng hóa, thuốc men, máy móc y tế với giá trị lớn.
4. Tầm quan trọng của marketing và truyền thông thương hiệu:
Đóng vai trò tạo dựng niềm tin và hình ảnh thương hiệu trong mỗi khách hàng, các hoạt động marketing dành cho phòng khám ngày càng trở nên phổ biến và triển khai đa dạng nhiều loại hình. Bạn có thể quảng cáo Google Tìm kiếm/Map theo từ khóa hay các bài review tích cực về dịch vụ phòng khám, đưa ra các chương trình khuyến mãi, tổ chức các buổi chia sẻ về kiến thức y khoa và thực hành y tế miễn phí,…
Giờ đây, các phòng khám bắt đầu áp dụng các phương thức marketing khác nhau để thu hút khách hàng
Chia sẻ khối lượng và áp lực công việc quản lý phòng khám với bạn, phần mềm Spa4u sở hữu những tính năng quản trị từ nhân sự, chăm sóc khách hàng cho đến công việc vận hành như tồn kho, tài chính – kế toán,…Nếu như bạn vẫn đang cân nhắc liệu ứng dụng này có đem lại nhiều lợi ích như trên hay không, Spa4u hỗ trợ 30 ngày trải nghiệm miễn phí với đầy đủ các tiện ích, thao tác dễ dàng mọi lúc, mọi nơi.
Bất kỳ người mới nào cũng cần một kim chỉ nam để giúp quản lý phòng khám hiệu quả và công việc vận hành trôi chảy, sản sinh lợi nhuận. Nắm rõ các bí quyết kể trên kết hợp với sức mạnh công nghệ hiện đại chính là vũ khí tối ưu, giúp bạn xử lý gọn ghẽ bài toán quản trị khó nhằn này.
