Bạn muốn vận hành phòng khám hiệu quả? Muốn công nghệ hóa quy trình hoạt động hiện tại? Muốn giảm thiểu công việc giấy tờ chất đống? Một phần mềm quản lý phòng khám chính là giải pháp cho mọi vấn đề khiến bạn đau đầu. Và để lựa chọn một phần mềm phù hợp và hữu ích, bạn cần phải ghi nhớ những tính năng cần thiết sau đây.
1. Quản lý thông tin khách hàng:
Phục vụ cho mục đích chăm sóc trải nghiệm khách hàng và hỗ trợ khám chữa bệnh một cách tối đa, việc quản lý thông tin khách hàng chính là yếu tố vô cùng quan trọng và cần thiết. Thông thường, các phòng khám sẽ cần lưu trữ các dữ liệu chính như sau:
- Thông tin cá nhân: Họ và tên, độ tuổi, giới tính, số điện thoại và địa chỉ liên lạc,..
- Thông tin bệnh án: Tiền sử bệnh, các lần điều trị, đơn thuốc, thời gian tái khám, bác sĩ chuyên trách, số bảo hiểm,..
Một hệ thống thông tin khách hàng chính xác giúp bạn có thể hỗ trợ và đem đến dịch vụ tốt hơn
Khi những dữ liệu này được cập nhật đầy đủ và chính xác lên hệ thống, ứng dụng sẽ giúp phân loại các nhóm khách hàng (vãng lai hay thường xuyên) và mức độ ưu tiên chăm sóc, liệt kê những thông tin cần lưu ý,…để bác sĩ, y tá và nhân viên y tế khác có thể tư vấn chính xác và đưa ra biện pháp chữa trị phù hợp.
Đồng thời, tận dụng nguồn thông tin này, bạn sẽ có thể dễ dàng cung cấp những tiện ích hỗ trợ khác để mang đến trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng như đặt lịch hẹn, tư vấn online, khám định kỳ, nhắc nhở lịch tái khám bằng tin nhắn, khảo sát mức độ hài lòng về chất lượng dịch vụ,…
2. Quản lý nhân sự:
Tùy vào loại hình và quy mô hoạt động, một phòng khám tư nhân sẽ có những khác biệt nhất định về số lượng nhân viên và chuyên môn đa dạng. Ví dụ, một phòng khám nha quy mô nhỏ sẽ bao gồm 1- 2 nha sĩ và 1 nhân viên lễ tân; trong khi đó một phòng khám đa khoa sẽ bao gồm nhiều bác sĩ chuyên khoa khác nhau (sản phụ khoa, ngoại khoa, nội khoa,…), y tá, nhân viên hành chính,…như một bệnh viện thu nhỏ.
Đội ngũ nhân sự có tâm và tầm quyết định đến danh tiếng và uy tín của phòng khám
Để giúp bạn quản lý và duy trì chất lượng đội ngũ nhân sự, một ứng dụng quản lý phòng khám sẽ bao gồm những tính năng chính như sau:
- Sắp xếp và phân bổ lịch làm việc, ca trực cho nhân viên.
- Theo dõi số lượng khách điều trị và phản hồi của khách hàng về chất lượng khám chữa bệnh. Từ đó, người quản lý có thể đánh giá hiệu quả công việc để thưởng hoa hồng hay cơ hội đào tạo chuyên môn trong và ngoài nước.
- Tính lương – thưởng rõ ràng và chính xác, lên lịch thanh toán lương đúng hẹn.
Khi quyền lợi và cơ hội thăng tiến được đảm bảo, bạn sẽ thu hút và giữ chân được đội ngũ y bác sĩ vừa lành nghề, vừa giỏi chuyên môn. Từ đó, chất lượng dịch vụ và uy tín của phòng khám cũng được đảm bảo và nâng cao.
3. Quản lý tài chính:
Công việc quản lý tài chính của một cơ sở kinh doanh bao gồm 02 nhiệm vụ trọng yếu nhất, đó là kiểm soát đầu ra (chi phí) và đầu vào (doanh thu).
a. Quản lý chi phí:
Các chi phí cần thiết để bạn cần phải bỏ ra để vận hành một phòng khám có thể kể đến là:
- Chi phí nhân sự: Lương thưởng, bảo hiểm, thuế, đào tạo,…
- Chi phí thuê mặt bằng, điện – nước, internet,…
- Chi phí máy móc, thiết bị y tế (máy siêu âm, máy đo huyết áp, máy tạo oxy,,)
- Kho thuốc, nguyên vật liệu và dụng cụ y tế nhỏ lẻ (găng tay y tế, kim tiêm,…)
Trong đó, nếu như các chi phí nhân sự, mặt bằng đều là những khoản cố định; thiết bị máy móc dễ dàng kiểm đến thì việc quản lý kho thuốc đòi hỏi rất nhiều công sức, thời gian và sự tỉ mỉ. Giải quyết vấn đề này, các ứng dụng quản lý cho phép bạn hệ thống hóa các loại sản phẩm trong kho, phân loại thành từng nhóm, cập nhật và thao tác số lượng xuất – nhập theo đúng với thời điểm thực tế và xuất báo cáo kho phục vụ kiểm kê định kỳ. Một khi kiểm soát chặt chẽ phần này, bạn cũng sẽ hạn chế được những rủi thất thoát, gian lận về chi phí và thậm chí là lỗ vốn.
b. Quản lý doanh thu:
Khắc phục được những hạn chế của phương pháp quản lý đơn hàng thủ công, các phần mềm quản lý phòng khám hiện nay đã tích hợp được những tính năng kiểm soát doanh thu, hạn chế tối đa các công việc giấy tờ và giải quyết nhanh chóng các vấn đề phát sinh về thanh toán của khách hàng.
- Tính toán, xuất và lưu trữ hóa đơn trên hệ thống dữ liệu.
- Tự động cập nhật và liên kết giữa báo cáo bán hàng và báo cáo tồn kho. (Ví dụ, đơn thuốc bán cho khách hàng bao gồm 1 lọ vitamin E thì tồn kho sẽ tự động trừ đi 1 và báo cáo sử dụng trong ngày sẽ cộng 1 tương ứng)
- Hỗ trợ nhiều phương thức thanh toán đa dạng: tiền mặt, chuyển khoản, trả góp,…
Cung cấp đầy đủ cả 03 tính năng kể trên, Spa4u mang đến trải nghiệm quản lý phòng khám chuyên nghiệp, quy chuẩn và tối ưu hóa chi phí, cũng như hiệu quả. 30 ngày trải nghiệm miễn phí với đầy đủ phân quyền, chi phí từ 19,9 USD cho một lần tải và sử dụng không giới hạn; Spa4u chính là một khoản đầu tư cực hời.
Lựa chọn một phần mềm quản lý phòng khám đáp ứng được đầy đủ các yêu cầu kể trên, bạn cần phải cân nhắc và cân đối nhiều yếu tố khác nhau (chi phí, giao diện sử dụng, thao tác,…) để đưa ra quyết định mua hàng đúng đắn. Vậy tại sao không tự mình trải nghiệm Spa4u? Chắc chắn bạn sẽ không hề thất vọng.
