Bắt tay vào kinh doanh một trung tâm thẩm mỹ, bên cạnh kiến thức và kỹ năng chuyên môn tốt, bạn cần một kế hoạch quản lý spa toàn diện, đảm bảo mọi bộ phận từ hành chính, nhân sự, chăm sóc khách hàng,…hoạt động trơn tru. Vậy cách quản lý spa như thế nào mới là hiệu quả? Với mỗi loại hình spa vận hành khác nhau, bạn sẽ có những ưu tiên khác nhau trong công việc quản lý.
Những điểm khác biệt trong cách quản lý mỗi loại hình spa
Hiện nay, spa có 04 loại hình cơ bản nhất, đó là day spa (spa hàng ngày), medical spa (spa điều trị/spa y tế), destination spa (spa điểm đến) và hotel/resort spa. Tùy vào khả năng cá nhân, bạn có thể lựa chọn một trong các loại hình hoạt động dưới đây cho spa của mình.
1. Day spa (Spa hàng ngày)
Day spa là hình thức spa phổ biến nhất, cung cấp nhiều dịch vụ đa dạng khác nhau như massage, tẩy tế bào chết, dưỡng tóc, xông hơi…với thời gian trải nghiệm dao động trong vòng 1 – 2 tiếng đồng hồ. Hầu hết các day spa cần sự đầu tư về máy móc và nhân sự khá lớn, đồng thời phải liên tục cập nhật xu hướng mới nhất để tăng sức cạnh tranh.
Bạn cần lưu ý những vấn đề dưới đây để quản lý day spa một cách tốt nhất:
a. Chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng
Khi sự cạnh tranh giữa các day spa ngày càng khốc liệt, điều giúp bạn thu hút và giữ chân khách hàng đó chính là dịch vụ chăm sóc khách hàng 5 sao. Thái độ phục vụ, hệ thống lưu trữ thông tin khách hàng chi tiết để dễ dàng tìm kiếm và tư vấn, chính sách khách hàng thân thiết (hoặc V.I.P),…khiến khách hàng cảm thấy được thấu hiểu, được tôn trọng và mang đến giá trị đối với spa của bạn. Một khi họ cảm thấy hài lòng, số lần quay lại spa và số lượng dịch vụ sử dụng dịch vụ cũng tăng lên.
b. Chế độ đặt và sắp xếp lịch hẹn
Đối tượng khách hàng chính của day spa là những người bận rộn, không có một lịch trình thư giãn cố định. Vì vậy, để thuận tiện cho cả đôi bên, mỗi spa đều sở hữu một phần mềm đơn giản để đặt và sắp xếp lịch hẹn. Tính năng này giúp spa vừa phân bổ hợp lý khối lượng công việc cho nhân viên, vừa điều chỉnh thời gian phục vụ phù hợp với khách hàng.
c. Đào tạo và quản lý nhân sự
Cung cấp nhiều gói dịch vụ khác nhau, day spa cũng yêu cầu một số lượng nhân sự khá lớn để có thể đáp ứng nhu cầu khách hàng. Trong đó, mỗi nhân viên sẽ chịu trách nhiệm về một hoặc hai loại hình thư giãn. Và để đảm bảo chất lượng trải nghiệm ổn định và đồng đều, là một nhà quản lý spa, bạn cần phải đào tạo đội ngũ bài bản, theo dõi sát sao và đánh giá năng lực định kỳ.
2. Medical spa (Spa y tế hay spa điều trị)
Bên cạnh các dịch vụ thông thường như day spa, medical spa sở hữu điểm mạnh riêng, đó là trị liệu và chăm sóc sức khỏe. Đa phần đội ngũ tư vấn và điều trị tại loại hình spa này đều có bằng cấp năng lực y bác sĩ hoặc chuyên viên y tế chuyên nghiệp. Để mở và quản lý một medical spa, bạn cần phải nắm rõ trong lòng bàn tay những yêu cầu này:
a. Đầu tư về cơ sở vật chất và máy móc kỹ thuật
Các medical spa luôn luôn phải cải tiến cơ sở vật chất để nâng cao chất lượng khám điều trị và sức cạnh tranh trước đối thủ. Dù đây là một chi phí cần thiết thì việc cân đối giữa khoản có giá trị lớn này với các khoản chi khác , tính toán doanh thu để đảm bảo lợi nhuận luôn khiến nhà quản lý đau đầu. Đừng để những vấn đề trên ảnh hưởng đến khoản đầu tư thiết yếu này, khi bạn hoàn toàn có thể “xử gọn” bài toán tài chính với phần mềm quản lý spa hiện đại.
b. Dịch vụ theo dõi liệu trình điều trị
Để chữa trị hoàn toàn và tận gốc các vấn đề về sức khỏe hay vẻ bề ngoài, khách hàng của medical spa thường mua các gói liệu trình chuyên sâu, bao gồm tư vấn, chữa trị theo tuần hoặc tháng, chăm sóc sau điều trị. Để đảm bảo quyền lợi của cả khách hàng và spa, dịch vụ theo dõi liệu trình được áp dụng để ghi nhận các liệu pháp đã sử dụng, số lần chữa trị đã sử dụng và còn lại, lên lịch nhắc nhở tái khám,…
c. Tìm kiếm khách hàng mới
Khác với các spa trải nghiệm, khách hàng đến spa y tế khi có nhu cầu cải thiện sức khỏe, nhan sắc và rời đi khi đạt được hiệu quả mong muốn, Vì vậy, để ổn định doanh thu, nhiệm vụ lớn nhất chính của medical spa là tìm kiếm khách hàng mới. Quảng cáo spa trên google và trang mạng xã hội bằng các đánh giá tích cực của khách hàng cũ hoặc các ca điều trị thành công, chương trình ưu đãi, giảm giá cho người mới,…đều là những cách marketing không bao giờ cũ mà bạn có thể áp dụng.
3. Hotel/Resort Spa và Destination Spa (Spa điểm đến)
Nếu như hotel/resort spa là dịch vụ đi kèm của một khách sạn/resort thì destination spa đem đến một kỳ nghỉ trọn gói, từ thư giãn cho đến tham gia các lớp học chăm sóc sức khỏe (yoga, thiền, nấu ăn,…). Đối với hai loại hình spa đặc biệt này, bạn cần có những quy tắc riêng trong để quản lý spa thành công
a. Tạo nên gói dịch vụ đặc biệt (signature)
Việt Nam sở hữu ngành du lịch vô cùng phát triển và dịch vụ lưu trú cũng trở nên cực kỳ cạnh tranh. Là một spa ở trong khách sạn/ resort hay điểm đến thư giãn, bạn phải tạo ra loại hình dịch vụ đặc trưng riêng để thu hút khách hàng và cạnh tranh với các khách sạn, resort khác cung cấp tiện ích tương tự. Massage kiểu Ấn Độ, xông hơi hồng ngoại, các combo thư giãn giữa thiên nhiên,…sẽ khiến khách tò mò và thích thú.
b. Chương trình ưu đãi thu hút khách lưu trú và khách bên ngoài
Đừng chỉ giới hạn đối tượng khách hàng của spa ở nhóm khách lưu trú tại khách sạn, bạn hoàn toàn có thể thu hút thêm nhiều khách hàng bên ngoài khác vì chất lượng dịch vụ của mình.
Đối với khách hàng bên trong khách sạn:
Các chương trình khuyến mãi đi kèm với dịch vụ lưu trú như giảm giá phòng khi sử dụng dịch vụ spa, tặng vé trải nghiệm spa khi đặt hai đêm liên tiếp,…đều có thể giúp thúc đẩy doanh thu và kích thích nhu cầu thư giãn tại spa của khách hàng.
Đối với khách hàng bên ngoài khách sạn:
Thiết kế các dịch vụ riêng tương tự day spa, đưa ra các chương trình khuyến mãi dành lần đầu đến spa hay sử dụng các combo bạn bè – gia đình,…là cách vô cùng hữu dụng để tiếp cận nhóm đối tượng không có nhu cầu thuê phòng này. Một khi họ hài lòng với chất lượng, họ sẽ quay trở lại dù spa của bạn là hotel/resort hay destination spa.
Điểm chung trong việc quản lý spa bất kể loại hình
Mặc dù có đôi chút khác biệt về hình thức hoạt động và vận hành, các loại spa kể trên vẫn cần phải đáp ứng việc quản lý cân bằng, hiệu quả trên các phương diện sau: tồn kho, doanh thu, nhân sự và thông tin khách hàng.
1. Quản lý tồn kho
Tất cả các spa đều có một khu vực kho hàng hóa riêng để lưu trữ mỹ phẩm, dược liệu hay thậm chí là thuốc (đối với medical spa). Các mặt hàng này đều có giá trị cao và yêu cầu bảo quản nghiêm ngặt để đảm bảo chất lượng và tránh thất thoát về số lượng, tiền bạc. Vì vậy, bạn cần phải theo dõi sát sao từng hoạt động xuất – nhập kho, kiểm kê hàng hóa và thời hạn sử dụng,…Giờ đây, bạn không cần làm những việc này một cách thủ công nữa khi có phần mềm quản lý riêng.
2. Quản lý doanh thu
Doanh thu bán hàng của một spa đến từ hai nguồn chính: các dịch vụ thư giãn và mỹ – dược phẩm. Để có thể bán hàng và ghi nhận doanh thu chính xác với hàng chục, hàng trăm hóa đơn mỗi ngày cho những trải nghiệm khác nhau, bạn không thể ghi chép, tính toán bằng sổ sách hay excel thông thường mà cần một công cụ hỗ trợ. Phần mềm này sẽ lưu trữ thông tin giá cả, thực hiện phép tính, xuất hóa đơn và tổng kết báo cáo doanh thu cuối ngày.
3. Quản lý nhân sự
Sở hữu nhiều cấp bậc nhân viên khác nhau (y bác sĩ, chuyên viên, nhân viên và bán thời gian), mỗi spa phải giải quyết rất nhiều công việc, từ tuyển dụng, đào tạo cho đến sắp xếp lịch làm việc, đánh giá năng lực, tính lương thưởng cuối tháng. Xử lý khối lượng công việc khổng lồ này sẽ khiến bạn vô cùng áp lực và khó có thể nào hoàn thành tốt việc quản lý nhân sự của mình. Vậy tại sao không thử áp dụng công nghệ để giảm bớt gánh nặng này?
4. Quản lý thông tin khách hàng
Để chăm sóc khách hàng một cách chu đáo nhất, spa cần quản lý và tận dụng thông tin khách hàng một cách hợp lý. Từ những thông tin cơ bản như họ và tên, số điện thoại, dịch vụ đã sử dụng,..bạn sẽ dễ dàng tư vấn, đưa ra những chương trình khách hàng thân thiết,…
Thấu hiểu những khó khăn đó, Spa4u xuất hiện và là một phần mềm quản lý spa ưu việt với khả năng giải quyết gọn ghẽ công việc của cả 04 loại hình spa kể trên. Từ những nhiệm vụ chung (nhân sự, doanh thu, khách hàng, tồn kho) cho đến những ưu tiên riêng tùy vào mục tiêu hoạt động, tất cả đều được tối ưu bằng những tính năng thích hợp.
Cân bằng công việc vận hành và đảm bảo chất lượng dịch vụ chưa bao giờ là nhiệm vụ dễ dàng đối với những nhà quản lý. Và trong những cách quản lý spa đúng đắn và chuyên nghiệp, phần mềm quản lý spa là điều không thể thiếu để đơn giản hóa công việc, tối thiểu hóa rủi ro và từ đó nâng cao chất lượng và phát triển.
