Quản trị tài chính là việc hoạch định chiến lược và kiểm soát dòng tiền của doanh nghiệp, từ đó làm cơ sở để tối ưu hóa lợi nhuận, cân đối thu – chi và đầu tư hợp lý. Là một chủ spa, quản lý tài chính là một kỹ năng không thể thiếu để giúp trung tâm làm đẹp của bạn ngày càng phát triển, thành công. Không có đủ kiến thức chuyên ngành kế toán? Không sở hữu khả năng phân tích – tính toán chính xác? Đừng vội lo lắng, mọi vấn đề sẽ được giải quyết với 04 cách quản lý tài chính spa đơn giản và hữu ích dưới đây.
1. Theo dõi và kiểm soát chặt chẽ các nguồn thu – chi:
Ghi nhận chính xác phần doanh thu mang lại từ việc bán hàng, kiểm soát các khoản chi phí phục vụ cho việc vận hành là hai công việc cơ bản để tính toán lợi nhuận và đo lường hiệu quả kinh doanh. Tuy nhiên, những nhiệm vụ tưởng chừng là đơn giản này lại khiến cho các spa gặp không ít khó khăn khi phương thức quản lý thủ công bằng sổ sách hoặc excel cơ bản vẫn được duy trì. Một số hạn chế có thể kể đến đó là:
- Sai sót do yếu tố con người: quên ghi chép, tính toán sai, cố tình gian lận,..
- Rắc rối khi lưu trữ hóa đơn mua và bán hàng; dẫn đến nguy cơ thất lạc chứng từ.
- Rủi ro vi phạm các luật về thuế, quy định kế toán hay lỗ vốn, phá sản.
- Chậm trễ thanh toán, ảnh hưởng đến dòng tiền và nguồn cung ứng sản phẩm đầu vào.
Thay vào đó, bạn có thể đầu tư để sở hữu phần mềm quản lý spa Spa4u để tối giản hóa, số hóa các dữ liệu về chi phí ra vào của spa. Các tính năng của Spa4u hỗ trợ việc theo dõi thu – chi có thể kể đến là:
- Quản lý bán hàng giúp xuất và lưu trữ hóa đơn trên hệ thống, dễ dàng tìm kiếm và thống kê doanh thu hàng ngày.
- Thu, chi tiền và quản lý sổ quỹ giúp lên lịch thanh toán và thu công nợ đúng hạn, tránh các trường hợp ngoài ý muốn, gây thất thoát về tiền bạc và ảnh hưởng đến chất lượng spa (phát sinh lãi trả chậm ngân hàng, nhà cung cấp ngừng dịch vụ,…)
- Liệt kê chi tiết từng giao dịch (thanh toán tiền mặt hay chuyển khoản, chi cho ai, bao nhiêu tiền,…)
2. Tạo lập và đọc báo cáo doanh thu theo ngày:
Một cách quản lý tài chính spa hiệu quả không kém đó là tạo thói quen cập nhật báo cáo phân tích doanh thu – lợi nhuận mỗi ngày. Dựa trên các dữ liệu doanh thu, khách hàng ghi nhận; báo cáo sẽ tổng hợp từ các thông tin tổng thể như doanh thu – chi phí – lợi nhuận ước tính, tăng giảm bao nhiêu phần trăm so với ngày hôm qua, số lượng khách hàng trong ngày,..cho đến nội dung chi tiết như dịch vụ đóng góp doanh thu nhiều nhất, khung giờ cao điểm trong ngày,…Từ đó, bạn có thể đưa ra một kế hoạch tài chính hợp lý cho spa.
- Đầu tư vào các khoản chi phí cần thiết như cơ sở vật chất, máy móc thiết bị…
- Cắt giảm các khoản chi phí không cần thiết hoặc đang lãng phí.
- Phân bổ ngân sách hợp lý cho mọi mặt: quỹ lương, chi phí vận hành, chi phí triển khai marketing…
Với Spa4u và tính năng hệ thống báo cáo, chỉ cần vài thao tác đơn giản trên điện thoại hay máy tính cá nhân, bạn có thể dõi các báo cáo vào cuối ngày cho dù ở bất kỳ đâu.
3. Đưa ra quy định và cơ chế kiểm soát tài chính nội bộ
Nếu như chỉ dừng lại ở việc kiểm soát dòng tiền mà quên đi việc cân đối thu chi thì cách quản lý tài chính spa của bạn chỉ mới hoàn thành được một nửa chặng đường. Để tối ưu hiệu quả tài chính cũng như kiểm soát chặt chẽ dòng tiền không chỉ cần sự nỗ lực của mỗi nhà quản lý, mà còn là trách nhiệm của cả đội ngũ nhân viên. Một số chính sách nội bộ mà bạn có thể áp dụng để quản lý tài chính spa hiệu quả là:
- Quy trình quản lý tồn kho chặt chẽ yêu cầu mỗi nhân viên đều phải thực hiện các công đoạn xuất – nhập kho hàng trên phần mềm trước khi sử dụng, tránh trường hợp mất cắp hay thất lạc.
- Đề ra chính sách chế tài riêng cho các trường hợp gian lận, sai sót cá nhân gây ra thiệt hại lớn về vật chất,…(trừ lương, đền bù giá trị tương đương, sa thải,…)
- Đưa ra những quy định để giảm chi phí vận hành (ví dụ tắt đèn và máy móc sau khi sử dụng, tiết kiệm chi phí văn phòng như giấy, in ấn, mực in,…)
4. Đa dạng hình thức thanh toán bảo mật, an toàn và dễ dàng đối chiếu:
Khi công nghệ ngày càng hiện đại, các phương thức thanh toán cũng trở nên đa dạng hơn: tiền mặt, chuyển khoản internet banking, thẻ tín dụng, Momo, Grab Moca,…Sự phát triển của các ứng dụng/ ví điện tử bảo mật này đã phần nào giúp bạn hạn chế những yếu điểm của việc thu tiền mặt, cụ thể mất thời gian kiểm đếm, nhầm lẫn,…và khiến việc chi trả hóa đơn trở nên dễ dàng hơn. Song song với sự thuận tiện đó, một nhà quản lý spa phải đau đầu với câu hỏi làm sao kiểm soát doanh thu từ nhiều nguồn kể trên?
Spa4u với phân quyền quản lý bán hàng sẽ tháo gỡ vấn đề này của bạn khi cho phép ghi nhận các nguồn thanh toán khác nhau, tự động hệ thống hóa đơn và phân bổ doanh thu theo từng hình thức thanh toán trong báo cáo ngày.
Đóng vai trò như là một nhân viên kế toán online, Spa4u giúp bạn giải quyết những bài toán khó nhằn trong cách quản lý tài chính spa. Chỉ với một khoản đầu tư ban đầu không quá lớn, từ 19,9 USD, bạn sẽ được trải nghiệm phần mềm quản lý ưu việt, chính xác và phù hợp cho nhiều loại hình, quy mô spa.
Cách quản lý tài chính spa đúng đắn, chiến lược sẽ đem đến sự ổn định cho cơ sở kinh doanh, tiền đề cho sự phát triển lâu dài và mang đến hiệu quả lợi nhuận tối đa. Với nhiều ưu điểm và tính năng kể trên, tại sao bạn không chọn Spa4u để đơn giản hóa công việc quản trị của mình?
